Reuniones eficaces de trabajo

Presentamos a continuación algunas recomendaciones del Consultor Industrial Antonio Carrasco sobre reuniones eficaces de trabajo.

Foto: schmitman.com

Para preparar una reunión y que resulte exitosa, se deben respetar determinadas pautas que pueden ayudar a cumplir el objetivo y potenciar las futuras reuniones.

El INICIO
Preguntarse:

• ¿Tengo siempre claro el objetivo de la reunión a la que asisto?
• ¿Comienzan y terminan a la hora establecida?
• ¿Se tratan los temas determinados en orden o se tratan sin el orden establecido previamente?
• ¿Se determina una lista de acciones a tomar y se fija una fecha de cumplimiento?

PREPARACIÓN
Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.

• A quién convocar: sólo a las personas directamente ligadas a los temas a tratar. Los asistentes no deberían terminar la reunión sin hacer algún aporte al análisis y solución del tema tratado.
• Redactar el temario a tratar y detallar en forma clara y concisa los puntos a tratar y los responsables de los mismos.
• Determinar día, hora y lugar físico de la reunión.
• Estimar la duración, para que la reunión sea eficaz, nunca superando una hora y media, para evitar la pérdida de atención de los presentes, que además deben volver a sus sectores de gestión a continuar con sus tareas cotidianas. Es muy importante definir los tiempos que insumirá cada punto a tratar y luego respetarlos.
• Elegir una hora y un día, con la suficiente anticipación posible para que los participantes conozcan los temas y puedan tener preparados las posibles respuestas y materiales.
• Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria, para que todos los participantes reciban el mismo material para el buen desarrollo de la reunión.
• Preparar el espacio de reunión. Asegurarse de tener todo lo necesario para evitar dilaciones y pedirle a los participantes que eviten ser interrumpidos durante el desarrollo de la reunión.

El DESARROLLO

• Cumplimiento estricto de horario de inicio.
• No llevar elementos que puedan distraer la atención; apagar el teléfono celular.
• El moderador debe mantener el orden y hacerla ágil.
• El moderador debe comenzar por leer el orden del día y llevar el control de los tiempos de los puntos a tratar según lo programado para terminar en tiempo y forma.

El CIERRE
Es un punto importante, porque es el momento de definir las acciones, los responsables y el tiempo de ejecución. Por último, se deberá emitir el acta final con todas las determinaciones y obligaciones de los participantes.

QUÉ DEBE QUEDAR REFLEJADO EN EL ACTA
• Los participantes
• La fecha
• Lugar donde se llevó a cabo
• El tiempo utilizado inicio y final
• Los temas tratados
• Las decisiones aprobadas
• Los compromisos o tareas a realizar con fecha de cumplimiento y quién es responsable de llevarla a cabo
• Definir la fecha de la próxima reunión si fuera necesario.

Si es posible, entregar la minuta al finalizar la reunión para que al mismo tiempo los presentes validen el informe. También sería importante mientras se desarrolla la reunión ir proyectando lo que se va escribiendo.

REUNIONES BREVES
Se realizan sólo con unos pocos participantes, cuando sea un tema y la solución se pueda conseguir con rapidez. El lugar puede ser un escritorio donde los pocos participantes se reúnan de manera inmediata, siempre con la mayor información o documentación para conseguir celeridad en el tratamiento.
Siempre se termina redactando una minuta sobre el desarrollo de la reunión con todos los datos ya enumerados.

RECOMENDACIONES

• Sea puntual, el tiempo de todos es valioso.
• La persona de mayor autoridad debe dar el ejemplo y llegar a tiempo sin hacer esperar al resto de los participantes, por cortesía y para dar, además, el mensaje de la importancia de las reuniones que tienen como objetivo trabajar en equipo y resolver los problemas que se presentan.
• La única justificación de una impuntualidad debería ser una causa de fuerza mayor.
• Si la reunión llega a su tiempo límite y no se cubrieron todos los temas planificados, no se debería extender en forma automática. Lo mejor es preguntarles a los asistentes si prefieren y pueden continuar o concretar una nueva reunión; no hay que dar por supuesto que quienes están en la reunión pueden quedarse más allá de lo planificado.
• El éxito de las reuniones se basa en que deben ser ágiles, útiles para trabajar en equipo, que se consigan resolver los problemas planteados, que permitan exponer ideas creativas; que permitan desarrollar las habilidades de los participantes y que todos participen, ya que una idea que puede parecer inaplicable seguramente puede ser una idea disparadora de otra idea solución.
• Siempre se termina redactando la minuta de la reunión.

Nota de Antonio Carrasco
Consultor Industrial
15-5871-8268
antonycarrasco@yahoo.com.ar
UCAP Nº 12268 Sepyme